主题：久违了

正文：拜托您帮忙做下述3件事：①关于正在进行中的X x项目的事宜，拟召开会议进行讨论，具体的日期和时间如下 所示（省略），请通知有关人员。②过去以个人名义和您商量 过的x x项目的规划很有希望得到公司的批准，对于您在各方 面给予的指点表示衷心的感谢。但现在该项目尚未正式得到批 准，所以请先保密。③上次聚会时谈到了责公司的x x先生，他人很好，好像他做的工作与我的业务有关，想找时间和他见

 

这封邮件有两处违反了规则。

【规则1】一封邮件只说一件事情。当对同一收件人要说明 数件事情时，要按照不同的事情分别发送邮件。

在电子邮件中可转发接收到的邮件，使用该功能可以很简单 地将上述邮件中①的“会议的具体日期和时间”通知到“有关

人员”。

但其中还有其他的事情即②和③。特别是②属于要“保密” 的，若要转发，就必须删去②和③。如果让收件人为此花费时 间，那将是很失礼的。此外，收件人在处理完①后，直到解决 ②和③为止，必须要保存这封邮件，这给收件人造成了极大的不 便。因此一封邮件最好只说一件事倩。

既然一封邮件只说一件事情，那就应该在邮件的主题栏中写 人收件人看后立刻就能理解邮件内容的标题，例如“关于X X 项目会议的日期”等，这样以后检索起来也方便得多。像“久 违了”那样的主题名称应避免使用，否则收件人看后无法判断 该邮件的紧急程度。

【规则2】邮件的目的一定要明确，如请收件人回答可否及 说明不明之处，或要求收件人做某一具体的事情，或只是向收件 人传达某一信息等。

从上述邮件来看，①的目的很明确，而③则有含混不清之 处，可以理解是在褒奖“x x先生' 但该邮件的目的是单纯的 闲聊还是想请收件人介绍与其见面，意思不太明确。

 

其他还有很多这样的事例。有些邮件的结尾写得含混不清， 例如“听说原料有可能比原计划晚到……”这封邮件读起来实 在无法让人理解，你究竟期望收件人回答什么呢？要求收件人对 原料晚到做出明确的结论？还是要求收件人回答晚到的具体曰期 及原因？当你接到了对方“原料晚到”的回答后，若再次发送 “究竟晚多长时间”等追问的邮件，则属失礼，而且也是浪费时 间。