通过说明要办的事情，从而明确要请收件人做的事情，与一 件事情有关的邮件的发送和接收以“一问一答”的形式结束， 这是使用邮件的规则。我每天接收的大约100封邮件中绝大部分 都遵守【规则1】和【规则2】，因此简单地回复“明白了”或 “您辛苦了”即可。这样即使出差在外也能够立即以i模式处理 工作，而不至于让对方处于“等待”的状态。

【规则3】向多处发送相同内容的邮件时可使用“bcc”功

能。

当使用群发功能向多处发送相同内容的邮件时，有人将所有 的收件人都输人到收件人地址栏中，这样会使互不相识的收件人 A和B知道对方的邮件地址，不言而喻，这是对个人隐私的侵 犯。为了尊重收件人的隐私，可使用预先设定收件人地址的 “邮件列表”功能，或将收件人地址输人到“bcc ( blind carbon copy)”栏中，这样就能够避免将地址泄露给无关的人。

【规则4】回复邮件不得过夜，接到邮件后要立即回复。 商务邮件的优点之一就是速度快，为了能够共享这一优点, 读过邮件后要立即回复，这是铁的原则。如果需要调查研究一番 并进行复杂的说明，可先回复“将于周末说明有关详情”，过后再正式回复即可。

我准备了三台电脑，分别是公司用、家庭用、外出或出差 用，将发给我的邮件设定为可转发到这3台电脑及手机上，这样 不论何时何地都能收到邮件。

在这里给大家介绍一些效率更髙的邮件使用方法。

我经常收到这样的邮件：“我将开始新的事业，请介绍能够 成为合作伙伴的公司。"现假设这项工作的委托者是A，要介绍 给A的合作伙伴是B。在没有邮件的时代，我必须分别给A、B 双方打电话，告诉两人对方的简历及与我的关系，并说明事情的 来龙去脉，有时两人会见还需要我在场。

但有了邮件后就变得简单多了。我将来肖A的邮件转发给 B,同时补充写上如下必要的说明：“A和我是这样的关系，他 是完全能够信赖的人。这次商机对您的公司来说可能是很有益处 的^您不必经过我，直接和他取得联系即可。”同时给A发去B 的简历并说明他与我的关系，再写上“请将此邮件作为介绍信， 与对方直接取得联系即可”，于是这项工作就很顺利地处理完 了6

实际上在美国等西方企业中，从公司的最高领导到下面的普 通办事人员，都采取这种‘‘邮件介绍”的方法来扩展人际关系， 从而抓住新的商机。只在同事及商业交易方的狭窄范围内通过邮 件来联系是远远不够的，要最大限度地利用邮件相互介绍，尽量 地使原来不认识的人成为相识，这种积极进取的工作态度是不可 缺少的。